Alternative Responses for Communities in Crisis III – Appel d’offres pour la sélection des partenaires de mise en œuvre – Informations et documents d’intérêt

Alternative Responses for Communities in Crisis III – Appel d’offres pour la sélection des partenaires de mise en œuvre – Informations et documents d’intérêt

L’UNICEF a le plaisir de partager avec vous les documents composant l’appel d’offre pour la sélection des partenaires de mise en œuvre du programme Alternative Responses for Communities in Crisis (ARCC) III.

ARCC Title Full

ARCC III est un programme humanitaire qui vise à améliorer la capacité de réponse aux besoins essentiels, l’accès aux services de base, et la diversification des moyens de subsistance des ménages vulnérables en zones de retour et de déplacement à moyen-long terme grâce aux transferts monétaires inconditionnés à usage multiple.
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Chers partenaires ;

UNICEF tient à vous remercier pour l’intérêt que vous avez porté à son programme ARCC III.
Comme prévu dans le processus, une analyse minutieuse a été faite sur 37 dossiers reçus des OSC ayant soumissionné pour la mise en œuvre de ARCC III.
Cette analyse nous a permis de sélectionner les OSC qui feront partie du Consortium ARCC III et ces dernières ont été contactées en bilatéral par Unicef.

Nous vous remercions pour votre patience et collaboration.

ARCC/UNICEF.

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L’UNICEF invite toutes les organisations compétentes en la matière à postuler à cette sélection ouverte et à prendre connaissance des Lignes Directrices du programme ainsi que de ses 9

Annexes :

○ ARCC III Lignes Directrices

○ AnnexesAppelOffresARCCIII

Les organisations compétentes peuvent également télécharger la présentation-synthèse du programme ARCC III disponible ici :

○ ARCC III_Présentation-synthèse-pour-candidats

Questions/problèmes et réponses :

Q : Je n’arrive pas à ouvrir le lien hypertexte dans l’Annexe 2 du budget.
R : Re-téléchargez le document ARCCIII_Tender_Budget_Format
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Q : Est-il possible de se présenter pour plusieurs territoires (mais pas tous) pour plusieurs provinces ?
R : Oui, c’est possible de se présenter pour plusieurs territoires dans plusieurs provinces.
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Q : Le budget pour le Soft Conditioning est-il inclus dans les 120 USD de UCT (unconditional cash transfer) par famille ?
R : Non, la valeur indicative de 120 USD se réfère seulement au montant net à transférer aux ménages bénéficiaires.
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Q : Les organisations de Bukavu peuvent-elles également postuler ?
R : Bien sûr.
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Q : Sur la présentation du budget – Le projet s’étend sur 24 mois, mais les propositions sont revues annuellement : ainsi, pour cet appel d’offre en particulier, devons-nous soumettre un budget prévisionnel sur 24 mois ou un budget annuel sur 12 mois pour l’instant ?
R : Pour l’instant, le budget à présenter reste de 12 mois, il pourra changer en fonction du niveau de financement du basket fund et cela sous forme d’extension après soumission aux négociations.
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Q : Sur la présentation du budget – Pour les contributions in-kind (en nature) que nous demanderons éventuellement à UNICEF (similaires au prêt de voiture dans le programme ARCC-II), devrons-nous inclure une valeur chiffrée dans le budget ? Et si oui, est-ce que cette valeur devra être déduite du budget total (i.e. est-elle comprise dans le maximum d’1.5 million ou pas ?)
R : Effectivement, l’in-kind demandé doit être chiffré dans la colonne UNICEF contribution Supply du budget, selon votre estimation du valeur de l’asset en question, et il doit être compris dans le budget total.
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Q : Sur le programme – Capacités de réponse : UNICEF a-t-il déjà défini le nombre de zones qu’un partenaire devra/pourra être amené à couvrir en même temps ?
R : Non, UNICEF n’a pas encore défini le nombre de zones à couvrir en même temps. Cela dépendra de la qualité des propositions reçues pour les différentes zones et du niveau de financement du basket fund.
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Q : Sur le programme – Est-il possible qu’un partenaire soit amené à conduire plus de trois interventions en même temps ? Même si nous comprenons l’importance de rester flexible, cet aspect du design peut avoir un impact important sur les ressources opérationnelles nécessaires pour une mise en œuvre de qualité.
R : Plus de trois interventions est en effet un scénario peu probable. UNICEF est très intéressé par ce type d’analyse des limites concernant la faisabilité pratique par le partenaire. Par conséquent, les candidats sont encouragés à argumenter ces affirmations par un analyse des scénarios possibles. L’harmonisation de ces thématiques sera un des objectifs de l’atelier d’harmonisation du consortium ARCC III au début du programme.
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Q : Sur le format de la proposition – Est-il possible d’utiliser les deux langues de travail (français et anglais) dans la proposition ?
R : Oui.
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Q : Le document des Lignes Directrices existe-t-il en anglais afin de soumettre une proposition en anglais ?
R : Le document existe uniquement en français mais les propositions en anglais sont les bienvenues.
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Q : Qui doit compléter la partie 4 de l’Annexe 2-C ?
R : Cette partie sera complétée avec l’UNICEF lors de la phase de finalisation du document de programme, tel qu’indiqué dans l’Annexe 2-C elle-même. Par conséquent, il ne vous est pas nécessaire, à ce stade, de compléter cette partie.
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Q : Existe-t-il une possibilité d’avoir accès à l’ “outil raccourci pour l’enquête Baseline” développé pendant la phase II d’ARCC ?
R : L’outil raccourci n’existe pas encore car le processus de simplification sera fait en concertation avec les partenaires sélectionnés du consortium ARC III durant l’atelier de lancement du programme. Toutefois la base de cet outil existe : 1 a Questionnaire Baseline Phase2 v4L’UNICEF s’attend à une diminution radicale de la longueur de ce formulaire avant de démarrer les activités ARCC III.
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Q : Est-ce que couvrir la totalité de la province du Nord Kivu veut dire que l’organisation doit être présente dans tous les territoires et y avoir des bureaux ?
R : Non, couvrir la totalité d’une province ne veut pas dire avoir un bureau dans chaque territoire. Ça veut dire plutôt pouvoir démontrer que les moyens financiers, matériels et humains existent couplés avec les ressources que vous demanderez a UNICEF  pour que vous soyez en mesure de faire des interventions de transfert monétaire là où le consortium ARCC le validera. Voir aussi paragraphe 3.1.1 des lignes directrices de l’appel d’offre pour les différents types d’interventions possibles.
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Q : Budget : Faudra-t-il que le budget soit subdivisé en fonction des sites d’implémentation ou vous voulez que nous présentions un budget qui reprenne tous les sites indistinctement ?
R :
Oui en ce qui concerne le budget, UNICEF attend que dans le fiche budget détaillée vous spécifiez dans quelle bureau/base/antenne est-ce que vous allez utiliser les ressources sollicitées.
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Q : Les organisations qui n’ont pas participées dans la séance du 2 Octobre passée peuvent-elles postuler à cet appel à soumission (ARCC
III) ?
R :
La non-participation à la session d’information du 02 octobre 2015 n’est pas une barrière à la soumission.
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Q : Si une organisation a un système financier stable, peut-elle présenter une budgétisation qui ne prends pas la forme du plan budgétaire présenté dans l’annexe 5 (p11-12)?
R :
Pour raisons de conformité, nous vous proposons de garder le modèle de budgétisation en annexe 5 ainsi que dans l’annexe 2-C. Ceci nous permettra d’avoir un modèle dans lequel le suivi de l’exercice d’exécution du budget sera clair et facile.
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Q : Je voudrais savoir si dans cette rubrique le document de programme doit être discuté avec l’UNICEF où l’OSC doit proposer un document de programme à lui?
R :
L’annexe 2 – C doit être rempli par le partenaire candidat selon son jugement du contexte et des activités qu’il est tenu à mener. Comme indique dans les lignes directrices à l’article 2.3.2
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Q : Les documents suivants sont demandés:

Avis Favorable du Ministère des Affaires Sociales, Action Humanitaire et Solidarité Nationale.
Certificat d’enregistrement du Ministère des Affaires Sociales, Action Humanitaire et Solidarité Nationale.
Certificat d’enregistrement avec le Ministère du Plan & Suivi de la mise en œuvre de la révolution de la modernité.

Le Gouvernement ne délivre qu’un Certificat d’enregistrement avec le Ministère du Plan & Suivi de la mise en œuvre de la révolution de la modernité amis multi-secteur. Est-ce que ce document multisectoriel est suffisant ?
R : Oui, nous allons considérer ce document comme suffisant. Telle que expliqué à l’article 37 de la LOI N° 004/2001 DU 20 JUILLET 2001 PORTANT DISPOSITIONS GENERALES APPLICABLES AUX ASSOCIATIONS SANS BUT LUCRATIF ET AUX ETABLISSEMENTS D’UTILITE PUBLIQUE. 
Toutefois la même loi mentionne dans l’article 31 que selon qu’elle est à caractère économique, culturel, éducatif ou social, l’association étrangère requiert au préalable, l’avis et l’enregistrement auprès du Ministère ayant dans ses attributions le secteur d’activités visé.
ARCC étant un programme humanitaire le Ministère des Affaires Sociales et Action Humanitaire devrait être celui de compétence. Ça serait donc souhaitable de démarrer le processus d’enregistrement auprès de ce ministère.
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Q : Chaque partenaire peut présenter au moins pour 3 territoires et maximum une province entière. On aimerait savoir si c’est possible présenter plusieurs territoires (mais pas tous) pour plusieurs provinces. C’est-à-dire par exemple 3 territoires pour 2 provinces.
R : Oui, c’est possible de présenter plusieurs territoires dans deux provinces différentes.
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Q : «Soft conditioning» : est-ce que le budget pour le «soft conditioning» est inclus dans les 120$ de UCT par famille ?
R : Non, la valeur indicative de 120 USD se réfère seulement au montant net à transférer aux ménages bénéficiaires.
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Q : Est-ce que l’indicateur «cost-to-tranfer ratio» est calculé sur le budget total (contribution partenaire + UNICEF CT) ou bien seulement sur la composante cash demandée a UNICEF (UNICEF Cash Transfer ?).
R : L’indicateur cost-to-tranfer ratio est calculé en divisant le montant total de coûts administratifs et de support (les 7% overhead inclus) du budget par le montant total des transferts monétaires aux bénéficiaires.
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Q : Précisez le point 36 de l’annexe H: Budget. À quoi exactement se reportent ou excluent les 7% de coût indirect? La valeur des transferts en cash est-elle exclue des calculs des dépenses d’appui du siège ?
R :
Le montant du calcul de 7% d’appui à votre siège est le total du budget proposé moins :

Le montant des biens demandé en nature a UNICEF (ex: Motos, Voitures, Générateurs, etc…)
Le montant du transfert monétaires en cash ou coupons dispensée aux bénéficiaires
Les achats en gros (c’est-à-dire les achats des biens et des services d’une valeur supérieure à 100 000 dollars US tels que fournitures essentielles, matériaux de construction ou sous-traitance de services commerciaux)

Donc la valeur des transferts en cash est exclue des calculs des dépenses d’appui du siège.
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Q : Est-ce qu’UNICEF attend une proposition pour une intervention auprès de groupes cibles multiples, ou plusieurs interventions auprès d’un groupe cible?
R :
L’UNICEF espère multiples interventions auprès de groupes cibles multiples qui répondent aux critères suivants: Ménages Vulnérables en zones de retour et de Déplacement à moyen-terme de temps.
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Q : Compte tenu qu’UNICEF demande des interventions pilotes / innovation, combien d’espace y-a-t’ il pour changer les activités si l’idée pilote ne fonctionne pas?
R : Le 7ème point du 4e pilier de notre cadre de responsabilisation stipule:
« Nous adapterons le programme en cours sur la base de des leçons apprises. » UNICEF prévoit ainsi que les partenaires puissent adapter leurs approches innovantes basées sur leurs expériences d’apprentissage, ainsi que sur l’expérience du reste des organisations du consortium ARCC III.
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Q : Doit-il être mis en œuvre directement ou peut-on impliquer d’autres partenaires?
R : Vous pouvez associer des partenaires comme indiqué à l’article 2.1.2 de l’ARCC II directives d’appel d’offres
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Q : Devons-nous avoir une expérience de « cash programming » (programmation d’argent) dans la zone ciblée?
R :
Cela n’est pas obligatoire, mais est considérée comme un atout, tout comme toute autre expérience dans le reste de la RDC et dans le monde.
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Q : Comment ce financement s’insère dans les autres mécanismes de financement d’urgence au sein de l’ONU?
R :
Les bénéficiaires ARCC III seront présentés dans le Plan d’Intervention humanitaire pour la RDC 2016. En outre ARCC III est étroitement liée à RRMP comme il est souligné dans les lignes directrices d’appel d’offres. Les mesures de coordination humanitaire normales sont applicables.

©UNICEF DRC/2014/Almeras
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